FLOW LAB
Laboratorio di analisi e automazione dei processi per la logistica e la mobilità
ITS MOVE Academy — Competenze digitali e tecnologie abilitanti 4.0/5.0 docente: Marcello Cenati
Osservare un processo reale e togliere dalle spalle delle persone i passaggi ripetitivi facendoli accadere "da soli" — un evento accade (arriva una mail, qualcuno compila un modulo, scatta una data) e automaticamente succede ciò che serve per portare avanti o chiudere la procedura.
Il FLOW LAB non è un corso di strumenti: è un laboratorio di innovazione di processo. L'automazione è solo il punto d'arrivo di una osservazione attenta e un'analisi di un processo, non il punto di partenza.
Si lavora sempre su una catena corta e affidabile — innesco, azione, esito — che risolve una situazione vera.
È una delle tre vie per innovare lo stesso processo: la tecnologia abilitante (Workshop 4.0), l'interazione (App Lab) e l'automazione.
Il metodo in sei passi
Il laboratorio segue passo per passo il metodo:
osserva → mappa → decidi → realizza → misura → presenta
Obiettivi formativi:
- Saper osservare e mappare un processo reale e individuarne gli sprechi
- Saper decidere cosa vale la pena automatizzare — e cosa no
- Applicare il pattern innesco → azione → esito e costruire una catena corta con strumenti già in Office 365
- Progettare prima gli errori (cosa succede se qualcosa va storto)
- Misurare il valore su quattro dimensioni: costi, tempo, qualità del lavoro, sostenibilità
Fase 01 · passo del metodo
1Osserva
Guarda un processo reale (dal tirocinio o dal tuo Quaderno di processo) e raccogli i fatti: chi fa cosa, quando, con quale strumento, quante volte, quanto tempo.
Metodo — il diario degli inneschi: per una settimana, in azienda, annota ogni "ogni volta che arriva X, qualcuno deve fare Y". Da qui escono le catene migliori, perché nascono da un bisogno visto, non inventato.
Fase 02 · passo del metodo
2Mappa
Disegna il processo AS-IS (com'è oggi) con un flowchart — anche a mano, o generato dall'AI e poi corretto. Segna soprattutto gli handoff, i punti in cui l'informazione passa da una persona all'altra: è lì che si annida lo spreco.
Trova l'attrito: dove si aspetta, si ricopia, si cerca, si dimentica, si sbaglia. Stima quanto tempo costa.
Fase 03 · passo del metodo
3Decidi
Decidi cosa automatizzare e cosa no — il passaggio che distingue un tecnico da chi innova un processo.
Automatizza se
✓è ripetitivo e frequente
✓segue regole chiare
✓lavora su dati strutturati
✓sbagliare ha basso rischio
NON automatizzare se
✗è raro o capita una volta sola
✗richiede giudizio umano o trattativa
✗è pieno di eccezioni ogni volta diverse
✗un errore ha conseguenze gravi
Il criterio
Saper dire cosa NON automatizzare è metà del lavoro. Un processo automatizzato male è peggio di uno manuale.
Fase 04 · passo del metodo
4Realizza
Come è fatta una catena
Il pattern è sempre innesco → azione → esito: un evento fa partire una o più azioni, che producono un risultato utile.
INNESCO
→
AZIONE
→
ESITO
- L'innesco (trigger) è l'evento che fa partire tutto: uno solo, sempre all'inizio.
- Le azioni sono ciò che succede di conseguenza, in ordine.
- L'esito è il risultato: la procedura portata avanti o chiusa.
Regola d'oro
Regola d'oro: catena corta, una cosa sola (3 blocchi). Le automazioni-cattedrale piene di rami si rompono al primo cambiamento. Prima si padroneggiano le corte; poi se ne compongono due per un flusso più lungo.
Gli strumenti — uno alla volta, gratis
Dentro Microsoft 365 (base, costo zero). Attenzione: Power Automate è il motore; gli altri sono connettori, e ognuno può fare innesco, azione o entrambi.
| Connettore | Innesco? | Azione? | Esempi |
|---|---|---|---|
| Microsoft Forms | ✅ | — | "quando arriva una nuova risposta" |
| Outlook | ✅ | ✅ | "arriva una mail" / "invia o rispondi" |
| Lists / SharePoint | ✅ | ✅ | "elemento creato/modificato" / "crea, aggiorna, leggi" |
| Ricorrenza | ✅ | — | "ogni giorno alle 8:00" |
| Teams | (raro) | ✅ | "pubblica un messaggio in un canale" |
| Planner / To Do | (raro) | ✅ | "crea un'attività assegnata" |
| AI Builder (avanzato) | — | ✅ | "estrai i dati da un documento" |
Link: Forms · Power Automate · Lists · guida ufficiale IT · modelli pronti
Fuori da Microsoft — e come usarli gratis:
| Strumento | Piano gratuito reale | Catena sensata | Link |
|---|---|---|---|
| Make (consigliato) | 1.000 crediti/mese, 2 scenari, multi-step ✅ | Google Form → Google Sheet → messaggio Slack | make.com |
| Zapier | 100 task/mese, solo 2 passaggi | il limite gratis è la catena corta | zapier.com |
| n8n (avanzato) | gratis illimitato se installato sul portatile | per chi è tecnico, con nodi AI | n8n.io |
Come scegliere
Regola per scegliere: dati già in Office 365 → Power Automate. App esterne → Make. Dati in Google/Notion/Airtable → automazione nativa di quello strumento. n8n solo se sei tecnico.
▸ Le ricette — apri le catene corte pronte
Ogni ricetta è una catena di 3 blocchi che risolve una cosa e si costruisce in circa 30 minuti.
1Ricetta 1 — Arrivo dell'autista alla baia
Processo: l'autista telefona/citofona, l'ufficio non sa chi è in coda. → Risolve: l'ufficio vede in tempo reale chi è arrivato.
Form compilato
→
crea riga in Lista
→
notifica in Teams
- Forms — modulo "Arrivo autista" (Targa, Nome, Telefono, Ora prevista) + QR all'ingresso.
- Lists — lista "Camion in attesa" + colonna Stato.
- Power Automate — Innesco Forms "nuova risposta" → SharePoint "Crea elemento" → Teams "Pubblica messaggio".
2Ricetta 2 — Reso / reclamo via mail
Processo: le richieste via mail a volte si perdono. → Risolve: ogni richiesta diventa un'attività tracciata + conferma automatica.
mail in arrivo
→
crea attività assegnata
→
risposta automatica
Innesco Outlook "nuovo messaggio" (filtro Oggetto "RESO") → Planner "Crea attività" → Outlook "Rispondi".
Variante gratis
Variante gratis fuori Microsoft (Zapier, 2 passaggi): Gmail (mail etichettata) → card in Trello.
3Ricetta 3 — Scadenzario della flotta
Processo: revisioni/assicurazioni controllate a memoria. → Risolve: il promemoria arriva da solo, in anticipo.
ogni giorno
→
controlla scadenze vicine
→
promemoria via mail
Innesco "Ricorrenza" → Lists "Ottieni elementi" (scadenza fra 7 giorni) → Outlook "Invia email".
4Ricetta 4 (avanzata, AI) — Dati di un DDT estratti da una mail
mail con allegato
→
AI legge l'allegato
→
riga in registro
Innesco Outlook "mail con allegato" → AI Builder "Estrai dati" → Lists "Crea elemento". (AI Builder usa crediti premium: traccia avanzata.)
Comporre due ricette (il "passo lungo", solo dopo): es. quando l'ufficio mette Stato = "baia assegnata" parte un secondo flusso che manda l'email all'autista. Il flusso lungo è fatto di pezzi corti che sai già testare singolarmente.
Progetta prima gli errori
Error-first
Error-first. Prima di dire "funziona", chiediti: e se il campo è vuoto? se manca l'allegato? se arrivano due camion insieme? Aggiungi un controllo dove serve. Chi pensa agli errori prima costruisce catene e soluzioni robuste.
Fase 05 · passo del metodo
5Misura
Non basta "quante cose fa il flusso". Il valore si misura su quattro dimensioni — e le ultime due sono quelle che le aziende a volte sottovalutano:
1
Costi ridotti
non un guadagno, ma efficienza: meno sprechi, meno manodopera su compiti inutili, meno materiali ed errori
2
Tempo restituito
minuti risparmiati × quante volte capita, ridati alle persone
3
Qualità del lavoro
meno noia e stress da ripetizione e dimenticanze, più tempo per testa e relazione
4
Sostenibilità
meno sprechi, meno carta, meno energia, meno viaggi a vuoto
Human-centric
Human-centric. È il cuore della Transizione 5.0: automatizzare il noioso per migliorare il lavoro delle persone e ridurre gli sprechi, non per sostituire o sorvegliare.
Un flusso che fa risparmiare due minuti ma rende il lavoro più umano e sostenibile vale più di uno che taglia un costo peggiorando la qualità del lavoro.
Un flusso che fa risparmiare due minuti ma rende il lavoro più umano e sostenibile vale più di uno che taglia un costo peggiorando la qualità del lavoro.
Fase 06 · passo del metodo
6Presenta
Consegna. Ogni studente (o coppia) consegna:
- La mappa AS-IS del processo (foto o schema)
- La decisione in una riga: "Quando [innesco], oggi si fa [azione manuale]; ora accade da solo"
- Gli screenshot del flusso funzionante
- Il link all'automazione + nota su strumento scelto e perché
- La misura del valore sulle quattro dimensioni
Carica sul canale Teams dedicato con nome file cognome-titoloflusso.
Presentazione e feedback, 5 minuti, centrata sul valore:
il processo prima → la decisione (cosa hai automatizzato e cosa no) → lo schema innesco → azione → esito → demo dal vivo → il valore sulle quattro dimensioni → limiti e prossimo passo.
Feedback tra pari con modulo, poi consegna della versione finale.
Un processo, tre vie
Workshop 4.0
tecnologia — “conviene?”
App Lab
interfaccia — “come si usa?”
Flow Lab
automazione — “cosa succede da solo?”
Cosa resta dopo il lab
- Il metodo osserva → mappa → decidi → realizza → misura → presenta, riusabile ovunque
- Il criterio su cosa automatizzare e cosa no
- Il pattern innesco → azione → esito e almeno un'automazione funzionante
- L'abitudine a misurare il valore su quattro dimensioni, comprese qualità del lavoro e sostenibilità
- Uno sguardo nuovo: riconoscere ciò che si può togliere dalle spalle delle persone
- Una competenza spendibile in azienda fin dal tirocinio
Il percorso
Un processo, tre vie: tecnologia abilitante (Workshop 4.0) · interfaccia (App Lab) · automazione (Flow Lab). Il Project Work le combina su un caso reale.
CC BY-SA — marcello.cenati@myitsmobilitasostenibile.eu